Laatst bijgewerkt: 26 september 2026.
Coraltek B.V. gebruikt Emily voor ondersteuning van de logistiek en administratie. Deze verklaring beschrijft hoe de maatwerkkoppeling gegevens uit Google Gmail, Google Drive en SnelStart gebruikt.
Wie is verantwoordelijk?
Coraltek B.V., Erve Snieder 6, 7577 NV Oldenzaal, Nederland. Vragen over deze koppeling en de verwerking van gegevens kunnen worden gericht aan michiel@coraltek.nl.
Welke gegevens verwerkt Emily?
De koppeling kan zakelijke contactgegevens, e-mailberichten en bijlagen, klant- en leveranciersreferenties, ordergegevens, afleveradressen en factuur-PDF’s verwerken. De verwerking is bedoeld voor het behandelen van logistics-mail, het voorbereiden van orders en het controleren en archiveren van facturen.
Google verleent de gekoppelde toepassing alleen-lezen toegang tot Gmail en Google Drive op accountniveau. De toepassing beperkt de e-mailverwerking tot berichten die gericht zijn logistics@coraltek.nl en gebruikt Drive voor het aangewezen factuurarchief. De aanvullende Drive-toestemming geldt voor bestanden die de toepassing aanmaakt of die een gebruiker voor de toepassing selecteert.
De toepassing vraagt geen toestemming om Gmail-berichten te versturen of te verwijderen. Bestaande factuurarchiefbestanden worden niet overschreven. Voor het aanmaken van een geblokkeerde conceptorder gelden afzonderlijke controles op klant, artikelen, aantallen, adressen en afgesproken prijzen.
Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
Gegevens worden gebruikt om zakelijke correspondentie en documenten bij de juiste order te houden, dubbele verwerking te voorkomen en factuur-PDF’s te vergelijken en te archiveren. E-mailinhoud geldt nooit als toestemming om toegangsrechten te wijzigen, gegevens te delen of facturen definitief te maken.
Gegevens uit Google worden niet verkocht of voor advertenties gebruikt. De koppeling gebruikt deze gegevens niet voor het trainen van algemene AI-modellen. Het gebruik en de eventuele overdracht van informatie uit Google API’s door deze koppeling zijn gebonden aan de Google API-diensten Gebruikersgegevensbeleid, inclusief de eisen voor beperkt gebruik.
Beginselen
Voor het bewaren van de fiscale administratie verwerkt Coraltek gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor zakelijke contactpersonen en de afhandeling van orders is het gerechtvaardigde belang een zorgvuldige bedrijfsvoering: contact onderhouden, leveringen organiseren, fouten en dubbele verwerking voorkomen. De verwerking blijft beperkt tot de zakelijke gegevens die daarvoor nodig zijn. Wanneer de betrokkene zelf partij is bij een overeenkomst, kan de verwerking noodzakelijk zijn voor de uitvoering daarvan. De Google-toestemming van de accountbeheerder geeft de toepassing technische toegang; zij vervangt deze grondslagen voor persoonsgegevens van anderen niet.
Opslag en beveiliging
De maatwerkkoppeling draait in het Google Cloud-project van Coraltek. Authentificatiegegevens worden afgeschermd bewaard in Google Secret Manager. Verwerkingsregistraties worden opgeslagen in een niet-openbaar cloudregister. Factuur-PDF’s worden opgeslagen in de bestaande aangewezen Google Drive-map.
Toegang wordt beperkt tot de door de bevoegde accounts en diensten toegestane gebruikers. De koppeling publiceert geen e-mails of facturen op de Coraltek-website.
Bewaringstermijnen en verzoeken
Coraltek bewaart facturen en ordermails met bijlagen die onderdeel zijn van de fiscale administratie gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. De termijn begint wanneer de gegevens hun actuele betekenis voor de bedrijfsvoering verliezen; bij doorlopende afspraken begint deze dus niet automatisch op de ontvangstdatum. Voor gegevens waarvoor wettelijk tien jaar geldt, waaronder gegevens over onroerende zaken en transacties onder de toepasselijke eenloketregelingen voor btw, geldt die langere termijn.
Voor overige e-mails, bijlagen en tijdelijke verwerkingsgegevens geldt geen algemene wettelijke minimumtermijn van zeven jaar. Deze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor hun doel. Registraties die nodig zijn als bewijs voor de fiscale administratie volgen de bewaartermijn van die administratie.
Verwijdering wordt door Coraltek handmatig beoordeeld en uitgevoerd; de huidige koppeling verwijdert cloudregistraties niet automatisch na een vaste termijn. Bij die beoordeling wordt gecontroleerd of de gegevens nog nodig zijn en of een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil verwijdering verhindert.
Uw privacyrechten
Voor inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar of gegevensoverdracht kunt u contact opnemen met Michiel van Duijn via michiel@coraltek.nl. Deze rechten gelden voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Coraltek kan zo nodig uw identiteit controleren en beoordeelt het verzoek, inclusief eventuele bewaarplichten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een bevoegde gebruiker kan de toestemming van Google intrekken via de koppelingen in het Google-account. Hierdoor verliest de toepassing de verleende toegang. Intrekken verwijdert niet automatisch de al opgeslagen facturen en verwerkingsregistraties. Neem hiervoor contact op met Coraltek.
Dienstverleners en menselijke controle
Voor deze koppeling gebruikt Coraltek Google Cloud, Gmail, Google Drive en SnelStart. Deze diensten verwerken gegevens voor de beschreven functies volgens de toepasselijke dienstvoorwaarden en privacyverklaringen. De daadwerkelijke verwerking en eventuele internationale doorgifte zijn afhankelijk van de gebruikte dienst en accountinstellingen; deze verklaring doet geen toezegging dat alle gegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Unie blijven.
Gegevens komen uit de gekoppelde zakelijke correspondentie, bijlagen en administratie. Bevoegde medewerkers kunnen deze inzien voor uitvoering en controle van hun werkzaamheden. Emily neemt via deze koppeling geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor personen; conceptorders blijven onder menselijke controle.
