Letzte Aktualisierung: 26. September 2026.

Coraltek B.V. nutzt Emily zur Unterstützung der Logistik und Verwaltung. Diese Erklärung beschreibt, wie die maßgeschneiderte Verbindung Daten aus Google Gmail, Google Drive und SnelStart verwendet.

Wer ist verantwortlich?

Coraltek B.V., Erve Snieder 6, 7577 NV Oldenzaal, Niederlande. Fragen zu dieser Verknüpfung und der Verarbeitung der Daten können an michiel@coraltek.nl.

Welche Daten verarbeitet Emily?

Die Verbindung kann geschäftliche Kontaktdaten, E-Mails und Anhänge, Kunden- und Lieferantenreferenzen, Bestellinformationen, Lieferadressen und PDF-Rechnungen verarbeiten. Die Verarbeitung dient der Abwicklung von Logistik-E-Mails, der Vorbereitung von Bestellungen sowie der Überprüfung und Archivierung von Rechnungen.

Google gewährt der verknüpften Anwendung auf Kontoebene nur lesezugriff auf Gmail und Google Drive. Die Anwendung beschränkt die E-Mail-Verarbeitung auf Nachrichten, die an die entsprechende Rechnung richten logistics@coraltek.nl, und nutzt Drive für das angegebene Fakturaarchiv. Die zusätzliche Drive-Erlaubnis gilt für Dateien, die die Anwendung erstellt oder die ein Benutzer für die Anwendung auswählt.

Die Anwendung erfordert keine Genehmigung, um Gmail-Nachrichten zu senden oder zu löschen. Bestehende Fakturaarchivdateien werden nicht überschrieben. Für die Erstellung einer blockierten Konzeptionenbestellung gelten separate Kontrollen zu Kunden, Artikeln, Stückzahlen, Adressen und vereinbarten Preisen.

Wofür werden die Daten verwendet?

Die Daten dienen dazu, geschäftliche Korrespondenz und Dokumente bei der richtigen Bestellung zu speichern, doppelte Bearbeitung zu vermeiden und Rechnungspdf-Dateien zu vergleichen und zu archivieren. Die E-Mail-Inhalte gelten niemals als Zustimmung zur Änderung von Zugriffsrechten, zum Teilen von Daten oder zur endgültigen Ausfertigung von Rechnungen.

Daten aus Google werden weder verkauft noch für Werbezwecke verwendet. Die Verbindung nutzt diese Daten nicht zur Schulung allgemeiner KI-Modelle. Die Nutzung und die eventuelle Weitergabe von Informationen aus Google-APIs durch diese Verbindung sind den Datenschutzbestimmungen von Google unterliegen. Datenschutzrichtlinie für Nutzer von Google API-Services, einschließlich der Anforderungen für die begrenzte Nutzung.

Grundlagen

Für die Aufbewahrung der steuerlichen Dokumentation verarbeitet Coraltek Daten, um gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Für geschäftliche Kontakte und die Abwicklung von Bestellungen ist der berechtigte Interessensgrund eine sorgfältige Geschäftsführung: Kontakte pflegen, Lieferungen organisieren, Fehler und doppelte Bearbeitungen verhindern. Die Verarbeitung bleibt auf die für die Zwecke der Verarbeitung notwendigen geschäftlichen Daten beschränkt. Wenn die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, kann die Verarbeitung zur Durchführung dieser Vereinbarung erforderlich sein. Die Google-Erlaubnis des Kontoführers gewährt der Anwendung technologische Zugänglichkeit; sie ersetzt diese Grundlagen für die personenbezogenen Daten anderer nicht.

Verwaltung und Sicherheit

Die maßgeschneiderte Integration findet im Google Cloud-Projekt von Coraltek statt. Authentifizierungsdaten werden in Google Secret Manager gesichert. Verarbeitungsregistrierungen werden in einem nichtöffentlichen Cloud-Register gespeichert. Faktura-PDFs werden in der bestehenden, angegebenen Google Drive-Map gespeichert.

Der Zugriff ist auf die von Ihnen autorisierten Konten und Dienste beschränkt. Die Verbindung veröffentlicht keine E-Mails oder Rechnungen auf der Coraltek-Website.

Speichermöglichkeiten und Anfragen

Coraltek bewahrt Rechnungen und Bestellmails mit Anlagen auf, die Teil der steuerlichen Buchhaltung sind, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Diese beginnt, wenn die Daten ihre aktuelle Bedeutung für das Geschäftliche nicht mehr haben; bei laufenden Verträgen beginnt sie also nicht automatisch mit dem Empfangsdatum. Für Daten, für die gesetzlich zehn Jahre gelten, darunter Daten über Immobilien und Transaktionen unter den geltenden Ein-Stelle-Regelungen für die Mehrwertsteuer, gilt diese längere Frist.

Für andere E-Mails, Anhänge und temporäre Verarbeitungsdaten gilt keine allgemeine gesetzliche Mindestlaufzeit von sieben Jahren. Diese werden nicht länger gespeichert, als es für ihren Zweck erforderlich ist. Registrierungen, die als Beweis für die Steuerverwaltung erforderlich sind, unterliegen der Speicherfrist dieser Verwaltung.

Die Löschung wird von Coraltek manuell bewertet und durchgeführt; die aktuelle Verbindung entfernt Cloud-Registrierungen nicht automatisch nach einer festgelegten Frist. Bei dieser Bewertung wird überprüft, ob die Daten noch benötigt werden und ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein laufendes Streitverfahren die Löschung verhindert.

Ihre Datenschutzrechte

Um Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder Übermittlung der Daten zu erlangen, können Sie sich unter folgender Adresse an Michiel van Duijn wenden: michiel@coraltek.nl. Diese Rechte gelten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Coraltek kann gegebenenfalls Ihre Identität überprüfen und das Anliegen prüfen, einschließlich etwaiger Aufbewahrungspflichten. Sie können außerdem eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde.

Ein autorisierter Benutzer kann die Google-Erlaubnis über die Verbindungen im Google-Konto widerrufen. Dadurch verliert die Anwendung den gewährten Zugriff. Ein Widerruf entfernt nicht automatisch die bereits gespeicherten Rechnungen und Verarbeitungsregistrierungen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Coraltek.

Dienstleister und menschliche Kontrolle

Für diese Verbindung verwendet Coraltek Google Cloud, Gmail, Google Drive und SnelStart. Diese Dienste verarbeiten Daten für die beschriebenen Funktionen gemäß den geltenden Dienstbedingungen und Datenschutzrichtlinien. Die tatsächliche Verarbeitung und gegebenenfalls internationale Weitergabe hängt von der verwendeten Dienst- und Kontoeinstellungen ab; diese Erklärung gibt keine Zusicherung ab, dass alle Daten ausschließlich in den Niederlanden oder in der Europäischen Union gespeichert werden.

Die Daten stammen aus der verknüpften Geschäftskontakt, Anhängen und Dokumentation. Berechtigte Mitarbeiter können diese einsehen, um ihre Arbeit auszuführen und zu kontrollieren. Emily trifft über diese Verknüpfung keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkungen für Personen; konzeptionelle Bestellungen bleiben weiterhin unter menschlicher Kontrolle.