La dernière mise à jour : 26 septembre 2026.

Coraltek B.V. utilise Emily pour assurer le support logistique et administratif. Cette déclaration décrit comment le système de personnalisation utilise les données issues de Google Gmail, Google Drive et SnelStart.

Qui est responsable ?

Coraltek B.V., Erve Snieder 6, 7577 NV Oldenzaal, Pays-Bas. Les questions concernant cette connexion et le traitement des données peuvent être adressées à michiel@coraltek.nl.

Quels types de données traite Emily ?

Cette connexion peut traiter des informations de contact commerciales, des messages électroniques et des fichiers joints, des références clients et fournisseurs, des données d’ordre, des adresses de livraison et des PDF des factures. Cette manipulation vise à traiter la logistique postale, à préparer les commandes et à vérifier et archiver les factures.

Google accorde à l’application liée un accès de lecture uniquement pour Gmail et Google Drive au niveau du compte. L’application limite le traitement des messages à ceux adressés à Gmail logistics@coraltek.nl et utilise Drive pour le fichier d’archives facturation spécifié. L’autorisation supplémentaire de Drive s’applique aux fichiers créés par l’application ou sélectionnés par un utilisateur pour cette dernière.

L’application n’exige pas votre autorisation pour envoyer ou supprimer des messages Gmail. Les fichiers d’historique facturation existants ne sont pas effacés. Pour créer une commande concept bloquée, des contrôles distincts sont appliqués en fonction du client, des articles, des quantités, des adresses et des prix convenus.

À quoi servent les données ?

Les données sont utilisées pour conserver la correspondance et les documents commerciaux liés à une commande précise, éviter toute double facturation et comparer et archiver les factures PDF. Le contenu des e-mails ne constitue jamais une autorisation de modifier les droits d’accès, de partager des données ou de finaliser des factures.

Les données de Google ne sont pas vendues ni utilisées pour des publicités. Cette application ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA généraux. L’utilisation et le transfert éventuel d’informations provenant des API de Google par cette application sont soumis aux conditions de l’accord entre Google et l’utilisateur final. Politique de confidentialité des données des utilisateurs des services d’API de Google, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée.

Les fondements

Pour la tenue de la comptabilité fiscale, Coraltek traite des données afin de respecter ses obligations légales. Pour les contacts professionnels et l’exécution des commandes, le bien-fondé de la protection des données est une exigence de bonne gestion de l’entreprise : maintenir des contacts, organiser des livraisons, éviter les erreurs et les doubles facturations. La collecte des données se limite aux seules données nécessaires à cette fin. Lorsque la personne concernée est elle-même partie à une convention, le traitement peut être nécessaire pour l’exécution de cette dernière. L’autorisation Google du responsable de compte permet à l’application d’accéder techniquement ; elle ne remplace pas ces bases de données relatives aux données à caractère personnel d’autrui.

Stockage et sécurité

La connexion personnalisée est intégrée au projet Google Cloud de Coraltek. Les données d’authentification sont protégées et stockées dans Google Secret Manager. Les enregistrements de traitement sont stockés dans un registre de nuage non public. Les factures PDF sont stockées dans la carte Google Drive existante.

L'accès est limité aux comptes et services autorisés à cette fin. La connexion ne publie pas d'e-mails ni de factures sur le site web de Coraltek.

Armoires de stockage et demandes

Coraltek conserve les factures et les courriers d’ordre accompagnés de documents annexés pendant la période de conservation légale de sept ans. Cette période commence lorsque les données perdent leur signification actuelle pour la gestion de l’entreprise ; dans le cas d’accords permanents, cette période ne commence donc pas automatiquement à la date de réception. Pour les données pour lesquelles une période de conservation légale de dix ans est applicable, notamment les données immobilières et les transactions relevant des régimes d’un seul point applicables en matière de TVA, cette période est plus longue.

Pour les autres e-mails, les annexes et les données de traitement temporaires, aucune durée minimale générale légale de sept ans n’est applicable. Ces données ne sont conservées que pour la durée nécessaire à leur finalité. Les enregistrements nécessaires en tant que preuve pour l’administration fiscale suivent la durée de conservation de cette administration.

L’élimination est évaluée et effectuée manuellement par Coraltek ; la connexion actuelle n’efface pas automatiquement les enregistrements dans le cloud après une période déterminée. Lors de cette évaluation, il est vérifié si les données sont encore nécessaires et si une obligation légale de conservation ou un litige en cours empêchent leur suppression.

Vos droits à la vie privée

Pour consulter, corriger, supprimer, limiter le traitement, faire objection ou demander la transmission de vos données, vous pouvez contacter Michiel van Duijn via michiel@coraltek.nl. Ces droits s'appliquent dans la mesure où les conditions légales sont remplies. Coraltek peut, si nécessaire, vérifier votre identité et apprécier la demande, y compris toute obligation de conservation éventuelle. Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Autorité des données personnelles.

Un utilisateur autorisé peut retirer son consentement à Google via les connexions présentes dans son compte Google. Cela supprimera l’accès accordé à l’application. Le retrait n’effacera pas automatiquement les factures et enregistrements de traitement déjà enregistrés. Pour ce faire, veuillez contacter Coraltek.

Prestataires et contrôle humain

Pour cette connexion, Coraltek utilise Google Cloud, Gmail, Google Drive et SnelStart. Ces services traitent les données pour les fonctions décrites conformément aux conditions d’utilisation et aux pratiques de confidentialité applicables. La véritable traitement et toute transmission internationale dépendent des services et des paramètres d’utilisation utilisés ; cette déclaration n’engage pas à ce que toutes les données restent exclusivement au sein de la Belgique ou de l’Union européenne.

Les données proviennent de la correspondance commerciale liée, des annexes et de la documentation administrative. Les collaborateurs compétents peuvent y accéder pour l’exécution et le contrôle de leurs activités. Emily ne prend aucune décision exclusivement automatisée ayant des conséquences juridiques pour les personnes via cette connexion ; les commandes préliminaires restent sous la supervision humaine.